Для кого - Управляющие компании
Автоматизация технического документооборота
В системе для управления эксплуатацией SODIS Building FM предусмотрены инструменты для организации технического документооборота. Это удобный инструмент, позволяющий полностью автоматизировать процедуры согласования технической документации, которую используют управляющие компании при эксплуатации зданий и сооружений.
ПО автоматически создаёт задачи сотрудникам, генерирует документы и высылает их на согласование и подпись ответственным лицам. Запуск процессов осуществляется по настроенному таймеру или по определённому событию.
При необходимости пользователь без специальных знаний может запрограммировать любые процессы, связанные с согласованием документации, с помощью встроенного редактора маршрутных схем. Также можно использовать готовые схемы, преднастроенные в системе.
-
В процессе согласования документа в системе автоматически создаётся его редакция. В случае, если документ будет отправлен на доработку, исходный вариант сохраняется и доступен для просмотра и скачивания.
-
Создание и контроль выполнения графиков выпуска технической документации можно синхронизировать с Microsoft Project, 1C, SAP, Autodesk.
Для каждой редакции документа автоматически формируется титульный лист с уникальным QR-кодом. Таким образом, имея бумажную версию тома, можно найти его в системе и проверить актуальность.
Внедрение решения для управления эксплуатацией SODIS Building FM с поддержкой электронного документооборота повышает качество менеджмента и экономит время и трудовые затраты компании.
Возможности электронного документооборота в SODIS Building FM:
- настройка видов и типов документов согласно принятой в компании номенклатуры дел;
- настройка справочников и нумерации;
- настройка маршрутов прохождения документов — в зависимости от вида или типа;
- возможность отправки на согласование выделенным пользователям системы без маршрута;
- сохранение истории обсуждения каждого конкретного документа;
- возможность указать окончательные версии документов до перевода на исполнение;
- автоматическая генерация документов на основе шаблонов MS Word и MS Excel;
- хранение документов в архиве или удаление документов.
